17.08.2019 18:44

Организация работы канцелярии ОАО «Южуралкондитер». Часть1

Организация работы канцелярии ОАО «Южуралкондитер». Часть1

Документационное обеспечение на ОАО «Южуракондитер» возлагается на самостоятельное структурное подразделение - канцелярию, которое подчиняется исполнительному директору.
Согласно организационно - правового документа - штатного расписания, должностной состав канцелярии представлен:
■ заведующей канцелярией;
■ секретарем руководителя;
■ делопроизводителем-архивистом.
Распределение обязанностей между работниками канцелярии осуществляется заведующим канцелярией согласно должностным инструкциям каждого работника.

Отдел в своей деятельности руководствуется законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Федерального архивного агентства и др. действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, а также локальными документами, разработанными в ОАО «Южуралкондитер». К локальным документам относятся: Устав предприятия, Положение о канцелярии, должностные инструкции, инструкция по делопроизводству, штатное расписание.

Функциональную деятельность канцелярии можно разделить на следующие области: область учета, регистрации и подготовки документов; область управления делами руководителя предприятия; область печатания и размножения служебных документов; область архивирования служебных документов, приема и учета предложений, заявлений и жалоб граждан.

Рассмотрим функции, относящиеся к каждой из заявленной областей.

1. Область учета, регистрации и подготовки документов.
Прием поступающих документов, их сортировка и распределение по структурным подразделениям; раздача документов, в том числе копий приказов, распоряжений сотрудникам предприятия - под роспись; обработка, упаковка, отправка почтой отправляемых документов, посылок; учет почтовых отправлений; приобретение конвертов, марок, упаковок для посылок. составление отчетов о подотчетных суммах; подписка, получение, раздача подписчикам периодической печати; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; формирование и ведение справочно-информационного массива; прием и отправка документов по каналам факсимильной связи, электронной почтой; раздача в структурные подразделения документов, поступивших по каналам факсимильной связи, по электронной почте в их адрес; копирование приказов для разноски под роспись, иных документов для руководящего звена предприятия; набор на компьютере, считка, правка текстов служебных документов для руководящего звена предприятия, их учет; контроль оформления и составления исходящих и внутренних документов (визирование, согласование, соответствие принятым нормам и правилам); контроль сроков исполнения документов, устных распоряжений руководителей предприятия; Обеспечение сохранности бланков, печатей и штампов, контроль их использования и заполнения; Формирование и поддержание базы данных по документам.

О. Селиванова
Продолжение следует

Организация работы канцелярии ОАО «Южуралкондитер». Часть1

Опубликовано 17.08.2019 18:44 | Просмотров: 144 | Блог » RSS


Рекомендуем: