Организация работы канцелярии ОАО «Южуралкондитер». Часть2

2. Область управления делами руководителя предприятия.
Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями предприятия; организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем:
■ составление планов заседаний;
■ подготовка материалов к заседанию;
■ ведение и оформление протоколов заседаний;
■ подготовка проектов решений и контроль исполнения принятых решений
■ оформление и регистрация командировочных удостоверений. Бездокументарное обслуживание руководства предприятия:
■ организационно-техническое обеспечение;
■ телефонное обслуживание;
■ организация работы приемной;
■ прием посетителей (кофе, чай);
Контроль исполнения документов управляющей компании, приказов и распоряжений исполнительного директора предприятия.

3. Область печатания и размножения служебных документов:
■ перепечатка документов с черновиков;
■ считка и правка текстов документов;
■ копирование текстов и документов;
■ тиражирование текстов и документов;
■ уничтожение в установленном порядке в составе экспертной комиссии архивной документации по окончании сроков ее хранения.

От оперативной работы с документами сотрудников канцелярии зависит скорость получения управленческого решения, поэтому главным правилом на предприятии является - рациональная организация документооборота.

С каждым годом объем документооборота в канцелярии ОАО «Южу- ракондитер» увеличивается, что в свою очередь ведет повышение трудозатрат и времени на работу с документами сотрудников канцелярии: с задачей поиска необходимых документов связано 30% перемещений сотрудников по офису. Этот процесс в итоге занимает примерно один месяц в год, при этом безвозвратно теряются 15% бумажных документов. Согласование бумаг занимает 60-70% рабочего времени, в связи с этим до трети поставленных задач не исполняются вообще. Эти проблемы можно решить благодаря грамотной организации бумажных технологий управления, а именно - внедрению программного обеспечения для создания электронного документооборота. Внедрение таких продуктов позволит частично автоматизировать рутинные операции по работе с документами в канцелярии обеспечивая:
• учет всех видов документов (входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов);
• ведение нумерации документов согласно политики, принятой в конкретной организации;
• регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе его жизненного цикла;
• механизм предотвращения повторной регистрации документа;
• быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• автоматизацию обработки резолюции руководителя;
• контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства,
• контроль выдачи документов на руки,
• формирование отчетности

Следовательно, автоматизация документооборота канцелярии, да и предприятия в целом позволит снизить временные затраты сотрудников организации на согласование документов, поиск нужных бумаг, а также упростит контроль за процессом согласования документов.

О. Селиванова